内蒙古诗词学会办公室工作暂行条例​

内蒙古诗词学会办公室工作暂行条例
内诗会字【2018】第33号(征求意见稿)

        内蒙古诗词学会办公室是内蒙古诗词学会综合职能部门。为了更好地履行职责，特制定本暂行条例。
        一、组织领导：内蒙古诗词学会办公室由内蒙古诗词学会会长直接领导，也可责成一名副会长分管。
        二、组成人员：内蒙古诗词学会办公室由秘书长、副秘书长，办公室主任、副主任，会记、出纳及其他工作人员组成。
        三、职能及细则：
      （一）文件的起草、收发和保管：
        1、涉及学会整体工作的通知、总结、决定、启示(事)、报告、函件、会议纪要、台账等文件，要由办公室负责起草、送审、印刷、盖章、传发。学会内任何部门、个人无权以学会名义、部门名义向中华诗词学会，各盟市、旗县市区和各级诗社以及其他地区、单位报送或下发文件。需要由有关部门起草的文件，要由办公室审核、盖章传发并存档。
        2、学会的证照和公章由学会办公室主要负责人专人保管；公章使用必须通过学会会长(法定代表人）批准或认可；任何人无权擅自动用学会公章。
        3、上级有关部门、外单位及盟市旗县市区诗词学会、诗社发来或报来我会的有关文件，一律由办公室负责接收、传递并保管。学会其它部门和个人不得私拆和截留。发到诗教部、组联部、编辑部或其它有关部门的文件，工作处理完毕后要将相关材料交办公室统一管理保存。
        4、办公室负责学会的档案管理工作。每年发送文件的留存件和收到的文件都应分类归档保存。
      （二）会议或活动的安排
        1、学会召开的会议和开展的大型活动，一律由学会办公室负责发出通知。学会内部的重要会议和活动，办公室在学会诗词工作群和学会QQ工作群各发一次会议通知，不另下文，也不再用电话或用微信、QQ通知。
        2、学会办公室负责联系和安排好会议室，做好会议记录和搞好其它服务。如需出台会议纪要等，均由办公室负责起草。
        （三）办公室管理
        1、办公室日常办公用品及其它部门必需的工作用品，一律由学会办公室统一购置。
        2、学会办公室配备的电脑、办公桌椅、卷柜及其它办公用品均属学会所有。办公桌和卷柜等均由办公室按照工作需要配备给有关人员，任何人不得私自占有，长期据为己用。
        3、管理好办公室的物品。任何人不得擅自拿用办公室的物品和书籍，不得在办公室抽烟（失火后果自负），电脑用后要关机，离开办公室时切记关灯和锁好屋门。
       （四）年检
        内蒙古诗词学会执照年检，由学会办公室负责；《内蒙古诗词》和内蒙古诗词网站的年检，则分别由《内蒙古诗词》编辑部和网络部自己负责，办公室予以配合。
       （五）财务管理
        1、内蒙古诗词学会法人代表和分管副会长负责学会财务管理。
        2、学会的银行账户、开户许可证、税务登记证、开票软件、专用收据、财务专用章、法定代表人章由财务人员专人保管。
        3、学会会计员、出纳员要各负其责，严格按照有关财务管理制度履行好各自的职责。如发现财务管理中的不符合有关政策的做法，要及时提出，以便改正。
        4、凡是需要到内蒙古诗词学会报帐的单据（包括旅差费、邮寄费、印刷费、餐费、电话费、办公用品购置费劳务费等等），均先去出纳处填好报销单，再经过分管副会长审核签字，然后由发定代表人终审签字。否则，视为无效单据，出纳不得支付钱款，会计不得入账。
        5、内蒙古诗词学会财务收支情况每半年要向会长办公会报告，每年要向常务理事会报告。
        （六）会费管理
        1、学会的团体和个人会费都由出纳员统一接收。
        2、组联部在接到会员入会申请并审查合格后，要求入会人员向出纳员缴纳会费，并向出纳员提供缴费人员名单。
        3、出纳员在收到会费后应向缴费人出具专用会费收据。会费收据要送组联部一联，组联部以此联作为印发会员证和报送编辑部的依据。年终，组联部要与出纳员核对会费收据。

                    内蒙古诗词学会
                   2018年11月18日